Proces onboarding pas cu pas

Ziua -7 până la 0 — Pregătire

Ce facem noi - Trimitem chestionarul de pre-onboarding (5 minute completare). - Pe baza răspunsurilor, recomandăm pachetul potrivit (poți accepta sau alege altul). - Trimitem oferta detaliată cu costuri exacte. - La acceptare → contract (semnătura SFS digital).

Ce ne pregătești tu - Lista produselor (Excel sau CSV cu denumire, cod, preț, eventual categorie). Dacă nu ai → discutăm cum o construim. - Datele firmei (IDNO, denumire oficială, adresă). - Acces la casa de marcat (model, serial — pentru certificare). - Acces la registrarul domeniului (dacă vrei site la domeniul tău) — îți trimitem înregistrările DNS exacte de configurat. Domeniul îl cumperi și plătești tu direct la registrar; noi nu vindem domenii. - Logo + paletă culori (sau brief pentru design). - Lista angajaților care vor folosi sistemul.

Ziua 0 — Semnare

09:00 – 12:00 - Apel kick-off (telefon / WhatsApp / Telegram audio, 30 min) cu Alina (Project Director) + tine + opțional partenerii tăi (contabil, IT lead). - Validăm scopul, confirmăm ce livrăm, cine ce face, în ce ordine.

12:00 – 14:00 - Semnezi NDA-ul reciproc (obligatoriu înainte de acces la sistemul real / cont demo cu date — NU pentru documentația publică; vezi Sumar T&C — NDA). - Semnezi contractul comercial (digital). - Primești factura de setup + prima lună de abonament. - Plătești prin transfer (de obicei procesat în câteva ore în zile lucrătoare).

14:00 – 17:00 - Ești adăugat în chat-ul Telegram dedicat. - Inginerul tău se prezintă, programați primele sesiuni. - Primești credențialele initiale (admin temporar).

Ziua 1 — Setup tehnic

09:00 – 12:00 — Configurare backend - Inginerul nostru:

- Provisionează hostingul tău.
- Configurează datele firmei (IDNO, adresă, IBAN).
- Setează cotele TVA (8% / 12% / 20% conform domeniu).
- Adaugă catalogul inițial împreună cu tine (manual / scanare). *Import bulk din Excel/CSV = serviciu separat ofertat individual; vezi [Migrare date](/onboarding-si-suport/migrare-date.md).*
- Conectează casa de marcat la POS (remote prin TeamViewer).

- Tu:

- Disponibil pentru întrebări (Telegram).
- Confirmi datele importate.

13:00 – 14:00 — Training video #1 - Tu + angajații (cei care vor folosi POS-ul) urmăriți video #1 din biblioteca personalizată (45 min). - Acoperim:

- Login + interfață principală.
- Workflow vânzare (de la scanare cod la bon fiscal).
- Storno.
- Recepție marfă.

- Pe parcurs notați întrebările → le trimiteți pe Telegram.

• Inginerul nostru răspunde în text + screenshot-uri (sau video scurt înregistrat de 1-2 min) în max 30 min.

14:00 – 17:00 — Site & teme - Configurăm tema vizuală (logo, culori, font). - Adăugăm paginile statice (despre noi, contact, T&C). - Setăm taxonomia. - Site-ul devine vizibil pe sub-domain numeletau.sgapps.io.

17:00 – 18:00 — Test - Faci 5-10 vânzări de probă (storno-le pe toate). - Încerci e-Factura cu un IDNO de test. - Verifici că rapoartele afișează datele corect.

Ziua 2 — Go-live

09:00 – 10:00 — Training video #2 + revedere întrebări - Urmăriți video #2 (workflow e-Factura B2B + rapoarte zilnice — 30 min). - Inginerul ne contactează pe Telegram pentru întrebările apărute peste noapte (răspuns text + video scurt dacă e nevoie). - Ajustăm configurările care nu au fost clare ieri.

10:00 – 11:00 — Activare productivă - Activăm casa de marcat în mod productiv. - Prima vânzare reală (clientul tău nu observă tranzitia).

11:00 – 17:00 — Suport activ - Inginerul disponibil rapid pe Telegram pentru orice problemă. - Monitorizăm proactiv (vedem dacă sistemul se comportă ok).

17:00 — Raport zilnic - Primul raport zilnic este disponibil în dashboard pentru consultare. Trimiterea automată pe e-mail = ⚙️ activabilă la cerere prin negociere. - Ai trecut prin prima zi reală.

Ziua 3-7 — Adopție

Ce facem - Verificăm logurile zilnic. - Răspundem rapid (Telegram în max 30 min). - Acces la biblioteca video pe durata abonamentului — re-vezi când ai nevoie. - Joi seara primești o listă de video sugerate pe baza întrebărilor tale din săptămână (eventual înregistrăm 1 video custom dacă apare un caz frecvent).

Ce faci tu - Lucrezi normal. - Notezi întrebările care apar. - Începi să utilizezi rapoartele.

Săptămâna 2-4 — Stabilizare

Adăugăm progresiv funcționalități secundare: - Configurare alerte stoc minim. - Configurare notificări (cine primește ce). - Setare backup-uri planificate (pe lângă cele standard). - Onboarding angajați adiționali (dacă apar).

Tu: - Faci primele rapoarte săptămânale / lunare. - Începi să folosești dashboard-ul pentru decizii.

Luna 2-3 — Optimizare

Ce facem - Analizăm comportamentul tău în sistem. - Sugerăm îmbunătățiri (ex.: "vedem că faci frecvent X — există un shortcut pentru asta"). - Discuții despre customizări dacă apar nevoi specifice.

Tu: - Optimizezi fluxurile interne. - Începi să beneficiezi de pe urma datelor istorice (rapoarte comparative).

Onboarding pentru pachetele superioare

Standard (5-7 zile) - Identic cu Start, dar cu mai multe sesiuni (4 vs. 2). - Configurare 2-4 POS-uri. - Migrare date din alt sistem (dacă e cazul).

Extra (1-2 săptămâni) - 5 zile inginer dedicat. - Vizită on-site Chișinău (de obicei în Săptămâna 2). - Configurare lanț complet. - Training echipă (până la 10 persoane).

Extra HoReCa (1-2 săptămâni) - Configurarea diviziilor (cu bucătar-șef). - Importul meniului + asignarea diviziilor. - Training chelneri / bucătari / casieri (1-2 zile). - Test "tură simulată" cu echipa în restaurant.

Extra Producție (1-2 săptămâni) - Definirea rețetelor (BOM) împreună cu producătorul. - Test loturi de probă cu BOM auto-explodat. - Configurare jurnal SNC cu contabilul tău.

Super (3-6 săptămâni) - Discovery detaliat (1 săptămână). - Configurare graduală (2-3 săptămâni). - Migrare date complexă (paralel-running). - Training extins.

Roluri în onboarding

Din partea ta - Decident — semnează contractul, validează scope-ul. - Operator principal — prezent la sesiunile de training. - IT contact (opțional) — pentru integrări sau acces administrativ.

Din partea noastră - Project Director (Alina Gordienco) — coordonator, primul punct de contact. - Inginer onboarding — execută setup-ul tehnic. - Suport — preia după go-live.

Următorul pas

→ Migrarea datelor, contract & condiții, sau contact.